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Combien coûte l’embauche d’une société d’événementiel ?

Vous êtes-vous déjà demandé combien coûte réellement le recours à une société d’organisation d’événements? En tant que chef d’entreprise, vous avez déjà un million de choses à faire et l’organisation d’un grand événement pour votre entreprise n’est probablement pas en tête de votre liste de choses à faire. Mais les événements d’entreprise sont importants pour le moral, la mise en réseau et l’image de marque. Une société de gestion d’événements peut vous débarrasser des tracas et du stress liés à l’organisation d’événements afin que vous puissiez vous concentrer sur votre activité. Mais ces services ne sont pas bon marché.

Les coûts peuvent varier considérablement en fonction du type d’événement, du nombre d’invités, du lieu, du traiteur, des divertissements, de la décoration, du transport et de toute une série d’autres facteurs. Un petit cocktail pour 50 personnes peut ne coûter que 5 000 à 10 000 francs suisses, alors qu’une conférence de plusieurs jours pour 500 participants peut coûter 100 000 francs suisses ou plus. Mais avant de rechigner devant les prix, faites une analyse coût-bénéfice. La bonne société de gestion d’événements possède l’expertise et l’expérience nécessaires pour vous faire économiser de l’argent à long terme et garantir que votre événement se déroule sans heurts, qu’il ait un impact et qu’il soit mémorable.

Facteurs qui influencent la tarification de la gestion d’événements

Lorsqu’on fait appel à une société d’organisation d’événements, le prix dépend de plusieurs facteurs.

Expérience et expertise

Une entreprise bien établie, ayant fait ses preuves, facturera probablement plus cher qu’un nouveau venu. Leur expérience dans l’organisation d’événements similaires réduit le risque d’erreurs et augmente la probabilité de réaliser un événement parfait. Pour un événement très médiatisé, le coût supplémentaire vaut souvent la tranquillité d’esprit.

Portée et complexité

Plus votre événement est complexe, plus les coûts sont élevés. Le nombre d’invités, le choix du lieu, les options de restauration, les divertissements, l’hébergement et le transport sont autant d’éléments qui influencent le prix. L’organisation d’une conférence de plusieurs jours pour 500 personnes demande beaucoup plus de travail que l’organisation d’une fête de bureau pour 50 personnes.

Services complémentaires

Vous avez besoin d’aide pour l’inscription, les conférenciers, le matériel promotionnel ou la technologie ? Les organisateurs d’événements qui proposent des solutions clés en main avec une large gamme de services à la carte factureront en conséquence. Si vous n’avez besoin d’aide que pour certains aspects, vous pouvez économiser en vous occupant vous-même des autres détails.

Lieu et saison

Les événements organisés dans un lieu de prestige pendant la haute saison sont susceptibles d’entraîner des frais plus élevés. Des événements hors saison ou en milieu de semaine dans des lieux plus abordables peuvent contribuer à réduire les coûts.

En résumé, le prix de la gestion d’événements dépend du niveau de service, de l’expérience et des exigences spécifiques de votre événement. Si les frais peuvent sembler élevés, un professionnel peut en fait vous aider à économiser de l’argent en évitant des erreurs coûteuses et en optimisant votre budget. Pour que l’événement soit réussi, il vaut la peine de trouver l’organisateur qui répondra à vos besoins et à votre budget.

Fourchette de coûts moyens pour différents types de manifestations commerciales

Si vous organisez un événement d’entreprise, les coûts peuvent varier considérablement en fonction du type d’événement. Voici les fourchettes moyennes auxquelles il faut s’attendre :

Conférences et salons

En règle générale, une société d’organisation d’événements paie entre 20 000 et 50 000 francs suisses, voire plus, pour gérer une grande conférence. Le coût final dépend de facteurs tels que le lieu, les exigences audiovisuelles, le nombre de participants et les éléments interactifs ou expérientiels. Pour un grand salon, vous pouvez payer 20 000 CHF – 100 000 CHF, voire plus.

Lancements de produits et activations de marques

Lancement d’un nouveau produit ou service ? Comptez entre 10 000 et 30 000 francs suisses pour qu’une agence d’événementiel organise un événement de lancement percutant. Les activations de marque, telles que les boutiques pop-up ou les centres d’expérience, coûtent souvent entre 20 000 et 60 000 francs suisses, voire plus. Plus l’activation est interactive et adaptée aux médias sociaux, plus le prix est élevé.

Dîners et galas de remise de prix

Pour un dîner officiel, une cérémonie de remise de prix ou un gala de collecte de fonds, vous paierez généralement entre 15 000 et 50 000 francs suisses, voire plus, pour un service complet de planification et de gestion de l’événement. Les facteurs à prendre en compte sont la taille de la liste d’invités, le traiteur, les divertissements, la décoration et les présentations ou expériences spéciales.

Le résultat ? Les frais de gestion d’événements peuvent varier considérablement en fonction du type d’événement, de sa complexité et de l’expérience globale que vous souhaitez offrir à vos invités. Mais pour tout événement d’entreprise important, prévoyez un budget d’au moins 10 000 à 30 000 francs suisses, voire plus, pour engager une société d’organisation d’événements expérimentée qui pourra s’occuper de tous les détails et veiller à ce que votre événement soit exécuté sans faille.

Obtenir le meilleur rapport qualité-prix en engageant une société de gestion d’événements

Lorsque vous faites appel à une société de gestion d’événements, vous souhaitez obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour votre investissement. Voici quelques conseils pour maîtriser les coûts :

Soyez flexible quant à la date de votre événement

Les organisateurs d’événements pratiquent souvent des tarifs plus élevés pendant la haute saison des mariages ou à l’approche des grandes fêtes. Si vous êtes ouvert à d’autres dates, vous pourrez peut-être réaliser des économies substantielles. Envisagez d’organiser votre événement en semaine ou le dimanche plutôt que le samedi à une heure de grande écoute.

Fournir un budget réaliste

Indiquez d’emblée au planificateur d’événements la fourchette budgétaire qui vous convient. Soyez ouvert et honnête sur ce que vous pouvez vous permettre afin qu’ils puissent vous suggérer des options appropriées et vous faire des recommandations pour tirer le meilleur parti de votre budget. Ils ne peuvent travailler qu’avec ce que vous leur fournissez, alors donnez-leur des chiffres réalistes pour atteindre vos objectifs.

S’occuper soi-même de certaines tâches

Souhaitez-vous vous impliquer fortement ou préférez-vous confier toutes les tâches à l’organisateur ? Si votre budget est serré, envisagez d’assumer vous-même certaines responsabilités, comme la conception des invitations, des centres de table ou des faveurs. Vous économiserez sur les frais de main-d’œuvre et vous donnerez plus d’importance à votre style personnel lors de l’événement.

Négocier les frais

La plupart des organisateurs d’événements facturent un taux horaire, un forfait ou un pourcentage du coût total de l’événement. Renseignez-vous sur les différentes structures tarifaires afin de déterminer celle qui sera la plus abordable et la plus adaptée à vos besoins. Ensuite, n’hésitez pas à négocier un tarif plus bas, surtout si vous réservez longtemps à l’avance. Les organisateurs proposent souvent des réductions pour les contrats signés à l’avance.

Comparer plusieurs planificateurs

Obtenez des propositions de différents planificateurs afin de comparer leurs tarifs et leurs services. Si les frais semblent élevés, expliquez vos préoccupations budgétaires pour voir si l’on peut travailler avec vous. Certains organisateurs peuvent être disposés à baisser leurs tarifs pour gagner votre confiance, surtout si vous exprimez le souhait de faire appel à eux pour d’autres événements.

Conclusion

Voilà donc une idée approximative de ce que vous pouvez vous attendre à payer pour engager une société d’organisation d’événements afin de planifier votre prochain grand événement ou conférence d’entreprise. Ainsi, si vous souhaitez une équipe expérimentée qui s’occupera de tous les détails et veillera à ce que votre événement soit mémorable et marquant, préparez-vous à payer un prix plus élevé. En revanche, si votre budget est serré ou si vous avez simplement besoin d’aide pour la logistique, vous pouvez probablement trouver une petite entreprise locale pour vous aider à moindre coût. En fin de compte, faire appel à des professionnels vaut l’investissement pour la tranquillité d’esprit et la réussite de l’événement. Maintenant, commencez à planifier – vos participants vous remercieront !

Sources d’information

Le juste prix : Rentabiliser l’activité d’organisation d’événements
https://www.entrepreneur.com/growing-a-business/the-price-is-right-turning-a-profit-in-the-event-planning/233684

Combien coûte un planificateur d’événements ?
https://smallbusiness.costhelper.com/event-planner.html

Combien coûtent les sociétés de gestion d’événements d’entreprise ?
https://www.linkedin.com/pulse/how-much-do-corporate-event-management-companies-ikwce/?trk=organization_guest_main-feed-card_feed-article-content

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